電子帳簿保存法を理解する
電子帳簿保存法とは？
わかりやすく解説
2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化されました。
この記事では、電子帳簿保存法の基本と対応方法をわかりやすく解説します。
1. 電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。 1998年に施行され、2022年の改正で大幅に要件が緩和されました。
電子取引（メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書など）のデータは、 電子データのまま保存することが義務になりました。 紙に印刷して保存することは認められません。
この法律の対象となるのは、法人・個人事業主を問わず、ほぼ全ての事業者です。 前々年の売上高が5,000万円以下の小規模事業者には一部要件の緩和がありますが、 電子保存自体は義務です。
2. 3つの保存区分
電子帳簿保存法には3つの保存区分があります。それぞれ対象書類と要件が異なります。
区分1: 電子帳簿等保存
会計ソフトで作成した帳簿や決算書類を、電子データのまま保存する制度。
区分2: スキャナ保存
紙で受け取った書類をスキャンして電子保存する制度。原本の紙は廃棄可能に。
区分3: 電子取引データ保存
電子的に授受した取引情報を電子データのまま保存する制度。2024年から義務化。
DenchoAIは区分2（スキャナ保存）と区分3（電子取引データ保存）に対応しています。 紙の領収書をスマホで撮影して送る場合はスキャナ保存、PDFやメールで受け取った請求書を送る場合は電子取引データ保存として処理されます。
3. 電子取引データ保存の要件
電子取引データを保存する際には、以下の4つの要件を満たす必要があります。
1 真実性の確保（改ざん防止）
データが改ざんされていないことを証明できる仕組みが必要です。以下のいずれかの方法で対応できます。
- A タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
- B 受領後にタイムスタンプを付与する（2ヶ月+7営業日以内）
- C 訂正・削除の履歴が残るシステムを使用する
- D 事務処理規程を整備して運用する（最も導入しやすい方法）
2 可視性の確保（見読性）
保存したデータをいつでも確認できる状態にしておく必要があります。
- ✓ ディスプレイや印刷で、整然とした形式で速やかに出力できること
- ✓ 操作マニュアル等を備え付けること
3 検索性の確保
以下の3つの項目で検索できる状態にしておく必要があります。
- ✓ 取引年月日で検索できること
- ✓ 取引金額で検索できること
- ✓ 取引先名で検索できること
4 保存期間
法人は7年間（欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間）、個人事業主は7年間の保存が必要です。
4. 対応しない場合のリスク
電子帳簿保存法に対応しない場合、以下のリスクがあります。
青色申告の取り消し
電子取引データを適切に保存していない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。 青色申告が取り消されると、65万円の特別控除が受けられなくなります。
推計課税
帳簿や書類の保存状況が不十分な場合、税務署が売上や経費を推計して課税する可能性があります。 実際の所得より高く推計されるリスクがあります。
重加算税のリスク
スキャナ保存したデータに隠蔽・仮装があった場合、通常の重加算税（35%）に加えて10%が加算されます。
5. 自分で対応する方法
専用のシステムを使わなくても、電子帳簿保存法に対応することは可能です。 以下は、自分で対応する場合の方法です。
自分で対応する手順
-
1
事務処理規程を作成
国税庁のサンプルを参考に、自社用の規程を作成します。
-
2
ファイル名を統一ルールで命名
例：「20260301_10000_スターバックス.pdf」（日付_金額_取引先）
-
3
フォルダで年月別に整理
例：「2026年/03月/」のようにフォルダを作成
-
4
Excelなどで索引簿を作成
日付・金額・取引先で検索できる一覧表を作成
⚠️ 自分で対応する場合の注意点
- ・ファイル名の付け忘れや誤りがあると検索要件を満たせない
- ・索引簿の更新漏れがあると税務調査で問題になる可能性
- ・作業時間がかかる（1件あたり3〜5分程度）
- ・規程通りの運用が継続できるかが課題
6. DenchoAIでの対応方法
DenchoAIを使えば、電子帳簿保存法の4つの要件を自動で満たすことができます。
| 要件 | DenchoAIでの対応 |
|---|---|
| 真実性 |
監査ログで全変更履歴を記録 SHA256ハッシュで改ざん検知 事務処理規程テンプレート提供 |
| 可視性 |
Google Driveで証憑を閲覧 スプレッドシートで帳簿を確認 CSV出力で印刷対応 |
| 検索性 |
日付・金額・取引先で検索可能 LINEからキーワード検索 スプレッドシートのフィルタ機能 |
| 保存期間 |
Google Driveに永続保存 セキュアDBでバックアップ 解約後もデータは残る |